Σχεδιασμός και Υλοποίηση Αλλαγών στις Επιχειρήσεις
Ορισμός
Η Διοίκηση Αλλαγών στις Επιχειρήσεις περιλαμβάνει όλες τις δράσεις, οι οποίες σκοπεύουν να υποστηρίξουν την επιχείρηση, ώστε με επιτυχία να ενσωματώσει και να προσαρμοστεί στις απαραίτητες αλλαγές.
Οι ανάγκες προσαρμογής είναι πολλές και πολυεπίπεδες. Στην τρέχουσα επιχειρηματική πραγματικότητα οι μεγάλες προτεραιότητες είναι η προσαρμογή στις νέες τεχνολογίες και η εφαρμογή νέων τρόπων εξυπηρέτησης πελατών.
Η αποτελεσματική Διοίκηση της Αλλαγής, απαιτεί τον μετασχηματισμό της στρατηγικής, των διαδικασιών, της τεχνολογικής υποδομής και των ανθρώπων, ώστε να διασφαλιστεί η απόδοση και η διαρκής βελτίωση, σε ένα συνεχώς μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον.
“Μία καλά σχεδιασμένη και σε βάθος δομημένη προσέγγιση της αλλαγής είναι κρίσιμη, για την επιτυχία κάθε έργου,το οποίο θα φέρει σημαντική μεταβολή στην λειτουργία της επιχείρησης”
Οι βασικές παράμετροι, οι οποίες διασφαλίζουν την βελτιστοποίηση των αποτελεσμάτων ενός προγράμματος αλλαγής στην επιχείρηση, παρουσιάζονται παρακάτω.
Κάθε ενότητα απαιτεί λεπτομερή σχεδιασμό, σαφείς μετρήσεις, ανατροφοδότηση και διαρκή βελτίωση.
Η Διαχείριση των Εμπλεκομένων
Σε κάθε μεγάλη υλοποίηση, η ομάδα έργου πρέπει να περιμένει ότι θα συναντήσει αντίσταση και απροθυμία στην αλλαγή.
Η επίδραση της οργανωτικής αλλαγής στο εταιρικό status, η οποία προκαλείται κατα την υλοποίηση ενός σημαντικού έργου πρέπει να ληφθεί πολύ σοβαρά υπόψη στο συνολικό σχεδιασμό.
Για να καταφέρεις μια επιτυχημένη υλοποίηση, ξεκαθάρισε απο την αρχή ποιος θα επηρεαστεί από τις αλλαγές στις διαδικασίες και τις τεχνολογικές αλλαγές, οι οποίες θα προκύψουν από την υλοποίηση του έργου.
Εσωτερική Επικοινωνία
Η καλή επικοινωνία, κυρίως στο εσωτερκό της εταιρείας και ειδικά στην βασική ομάδα υλοποίησης, είναι η ζωογόνα ενέργεια σε κάθε έργο.
Είναι θεμελιώδες, ότι ο Project Manager θα παρέχει άμεση και υψηλής ποιότητας πληροφόρηση, σχετικά με το έργο, σε όλους τους εμπλεκόμενους.
Είναι επίσης ιδιαίτερα σημαντικό, να ακούγονται οι εμπλεκόμενοι με τον οποιοδήποτε τρόπο στο Έργο.
“Ενεργητική ζήτηση για την ανατροφοδότηση και δημιουργική ανταπόκριση”
Εκπαίδευση
Πολλά projects αποτυγχάνουν, επειδή η ομάδα των χρηστών η οποία παραλαμβάνει το αποτέλεσμα του έργου, δεν κάνει την απαραίτητη και καλά προσαρμοσμένη εκπαίδευση.
Είναι πολύ σημαντικό να κατανοήσουμε τις εκπαιδευτικές ανάγκες κάθε ομάδας εμπλεκομένων, να δημιουργήσουμε στοχευμένες εκπαιδευτικές δράσεις και να δημιουργήσουμε κατάλληλο περιεχόμενο.
Ένα καλό εκπαιδευτικό πλάνο, θα λειτουργήσει σαν αποτελεσματικός δρόμος για την υλοποίηση των εκπαιδευτικών δράσεων.
Οι στόχοι για τον κάθε εμπλεκόμενο
Μία καλή αξιολόγηση, των στόχων και των απαιτήσεων των εμπλεκομένων στην αλλαγή, θα μας βοηθήσει να προσδιορίσουμε τα καλύτερα κανάλια επικοινωνίας για κάθε ομάδα στελεχών.
Είναι σημαντικό, να καταλάβουμε τα σημαντικά ερωτήματα και προβληματισμούς τα οποία θα απασχολήσουν τις ομάδες αυτές. Κατά συνέπεια η προσοχή μας, θα είναι εστιασμένη στο να επεμβαίνουμε άμεσα και αποτελεσματικά διορθώνοντας παρανοήσεις, κλείνοντας τα κενά, λάθος ερμηνείες κτλπ.
Αν έχει γίνει κατανοητό ποια είναι τα πιθανά εμπόδια για την απόλυτη αποδοχή της αλλαγής από τους ανθρώπους, θα είμαστε καλύτερα προετοιμασμένοι για προληπτικές ενέργειες προκειμένου να ελαχιστοποιήσουμε τις αρνητικές επιδράσεις.
Η λειτουργία της επικοινωνίας
Η αποτελεσματική στρατηγική επικοινωνία είναι το κλειδί, για την επιτυχημένη υλοποίηση μεγάλου εύρους αλλαγών στις επιχειρήσεις.
Συνεντεύξεις με τους βασικούς εμπλεκόμενους για την διαπίστωση των πληροφοριών που τους είναι απαραίτητες, είναι το πρώτο μας εργαλείο.
Με βάση αυτές τις πληροφορίες πρέπει να δημιουργηθεί ένα επίσημο και λεπτομερές Σχέδιο Επικοινωνίας, το οποίο θα αποτυπώνει, τι είδους πληροφόρηση χρειάζεται ο καθένας, πως θα την αποκτήσει, ποιος θα την παρέχει και πότε και το οποίο θα περιλαμβάνει αναφορές, συναντήσεις, αναρτήσεις κλπ. Με δεδομένο ότι κάθε στοιχείο το οποίο επικοινωνείται θα είναι διαθέσιμο, θα προκύψουν νέες απαιτήσεις και ανάγκες εκπαίδευσης σχετικά με το Έργο.
Το Σχέδιο Επικοινωνίας πρέπει να είναι διαθέσιμο σε όλους τους εμπλεκόμενους και ανοικτό σε προσαρμογές, όπου χρειαστεί.
Η επικοινωνία είναι η συγκολλητική ουσία η οποία συγκρατεί εσωτερικούς και εξωτερικούς εμπλεκόμενους με το όραμα, την αποστολή, τους στόχους και τις δράσεις του έργου.
“Η αποτελεσματική επικοινωνία συνδέει την καρδιά και το μυαλό των εμπλεκομένων σε κάθε έργο”
Οι στόχοι της Εκπαίδευσης
Η εκπαίδευση θα αποτελέσει κρίσιμο στοιχείο, του σχεδίου υλοποίησης της Αλλαγής στον Οργανισμό.
Ειδικά όπου αλλάζουν οι επιχειρησιακές διαδικασίες, η απαιτούνται νέες ικανότητες, θα πρέπει οι εργαζόμενοι να είναι πλήρως προετοιμασμένοι, πριν κληθούν να ανταποκριθούν στα νέα τους καθήκοντα.
Η προσέγγιση των ανθρώπων
Για ουσιαστικά αποτελέσματα, ολόκληρη η ομάδα έργου και οι νέοι χρήστες πρέπει να υιοθετήσουν το ρόλο του Φορέα της Αλλαγής σχετικά με το Έργο, και πάντα η απαραίτητη ισορροπία:
“Μερίδιο Ευθύνης και μερίδιο Επιβράβευσης”
Επικοινωνήστε μαζί μας :
Stamatis Salonikis
salos@planwork.gr
