Σχεδιασμός & Υλοποίηση Οργανωτικών Αλλαγών

Η Διαχείριση των Οργανωτικών  Αλλαγών στις Επιχειρήσεις.

Ο μεγαλύτερος κίνδυνος για την επιτυχημένη εφαρμογή ενός συστήματος σε όλο το εύρος μιας επιχείρησης είναι η αποτυχία να ληφθούν υπόψη κύριες πτυχές της Διαχείρισης Οργανωτικών Αλλαγών.

Η αποτελεσματική διαχείριση αλλαγών υποστηρίζει τον μετασχηματισμό της στρατηγικής, των διαδικασιών, της τεχνολογίας και των ανθρώπων για τη βελτίωση της απόδοσης και τη διασφάλιση της συνεχούς βελτίωσης σε ένα συνεχώς μεταβαλλόμενο περιβάλλον.

Μια ολοκληρωμένη και δομημένη προσέγγιση στη διαχείριση της οργανωτικής αλλαγής είναι κρίσιμη για την επιτυχία κάθε έργου που θα επιφέρει σημαντικές αλλαγές.

Η Διαχείριση Οργανωτικών Αλλαγών περιλαμβάνει όλες τις δραστηριότητες που στοχεύουν στο να βοηθήσουν έναν οργανισμό να αποδεχθεί και να υιοθετήσει με επιτυχία νέα κουλτούρα, συστήματα, τεχνολογίες και νέους τρόπους εξυπηρέτησης των πελατών του.

Οι βασικοί παράγοντες επιτυχίας ενός έργου αλλαγής οργανισμού που θα κριθούν περιγράφονται εδώ:

1. Διαχείριση εμπλεκομένων (Stakeholders)

Ο αντίκτυπος της οργανωτικής αλλαγής που επιβάλλεται από την υλοποίηση ενός έργου πρέπει πάντα να λαμβάνεται υπόψη. Για να προωθήσετε μια επιτυχημένη παράδοση, εντοπίστε ποιος θα επηρεαστεί από την επιχειρηματική διαδικασία και τις τεχνολογικές αλλαγές που θα προκαλέσει το έργο.

2. Επικοινωνία

Η καλή επικοινωνία είναι η ψυχή κάθε έργου. Είναι σημαντικό ο Διαχειριστής Έργου να παρέχει έγκαιρες και υψηλής ποιότητας πληροφορίες σχετικά με το έργο σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη. Είναι εξίσου σημαντικό να ακούγονται  τα ενδιαφερόμενα μέρη.

3. Εκπαίδευση

Πολλά έργα αποτυγχάνουν επειδή η ομάδα χρηστών που λαμβάνει το προϊόν του έργου, δεν λαμβάνει επαρκή ή σωστά εστιασμένη εκπαίδευση. Είναι σημαντικό να είναι ξεκάθαρες οι εκπαιδευτικές ανάγκες κάθε ομάδας ενδιαφερομένων, να υπάρχουν  στοχευμένες δραστηριότητες κατάρτισης και να έχει διαμορφωθεί το  περιεχόμενο με την κατάλληλη μέθοδο. Ένα καλό σχέδιο εκπαίδευσης θα χρησιμεύσει ως ένας αποτελεσματικός οδικός χάρτης για εκπαιδευτικές δραστηριότητες.

4. Στόχοι των Εμπλεκομένων

Η καλή διερεύνηση των επιδιώξεων όλων των εμπλεκομένων θα βοηθήσει στον προσδιορισμό των καλύτερων  διαδρόμων επικοινωνίας και feedback για κάθε προσδιορισμένη ομάδα ενδιαφερομένων. Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε τα βασικά ερωτήματα και τις ανησυχίες που μπορεί να έχουν αυτές οι ομάδες, έτσι ώστε να μπορεί να δοθεί η δέουσα προσοχή στη διόρθωση παρεξηγήσεων, στην κάλυψη των κενών, στην άρση φημών κ.λπ. Εάν κατανοήσουμε ποια είναι τα πιθανά εμπόδια, κυρίως στην  αποδοχή, θα είμαστε καλύτερα προετοιμασμένοι να αναλάβουμε προληπτικά μέτρα για την εξάλειψη των εμποδίων τα οποία συνήθως παρουσιάζονται.

5. Στόχοι επικοινωνίας

Η αποτελεσματική στρατηγική επικοινωνία είναι το κλειδί για την επιτυχή εφαρμογή μεγάλης κλίμακας οργανωτικών πρωτοβουλιών. Συνεντεύξεις με τα ενδιαφερόμενα μέρη ώστε να είναι καταγεγραμμένο  ποιες πληροφορίες χρειάζονται. Με βάση αυτές τις πληροφορίες, καταρτίζουμε ένα επίσημο σχέδιο επικοινωνίας που διευκρινίζει λεπτομερώς ποιος απαιτεί ποιες πληροφορίες, πώς θα τις λάβει, ποιος θα τις παρέχει και τα μέσα και το χρονοδιάγραμμα όλων των τακτικών επικοινωνιών, συμπεριλαμβανομένων αναφορών, συναντήσεων, κλπ. Το Σχέδιο Επικοινωνίας πρέπει να είναι διαθέσιμο σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη και να είναι ανοιχτό σε τροποποιήσεις καθώς αλλάζουν οι ανάγκες.

6. Στόχοι Εκπαίδευσης

Η εκπαίδευση μπορεί να είναι επίσης ένα κρίσιμο συστατικό του Σχεδίου Διαχείρισης Οργανωτικής Αλλαγής. Ειδικά όταν αλλάζει η επιχειρηματική διαδικασία ή απαιτούνται νέες δεξιότητες, είναι πρωταρχικής σημασίας οι εργαζόμενοι να είναι πλήρως προετοιμασμένοι προτού αναμένεται να εκτελέσουν νέα καθήκοντα. Τα παρακάτω βήματα βοηθάνε για τη δημιουργία ενός εκπαιδευτικού προγράμματος κατάλληλου  για το έργο σας:

Η εφαρμογή ενός νέου συστήματος θα έχει ως αποτέλεσμα αλλαγές στη ροή εργασιών της επιχείρησης. Αυτές οι αλλαγές θα έχουν σημαντικό αντίκτυπο στις δεξιότητες που απαιτούνται από ορισμένα από τα άτομα που θα χρησιμοποιήσουν το νέο σύστημα. Προκειμένου να διασφαλίσουμε ότι παρέχεται επαρκής εκπαίδευση, πρέπει να πραγματοποιήσουμε μια ανάλυση του χάσματος μεταξύ των διαθέσιμων δεξιοτήτων και των δεξιοτήτων που απαιτούνται. 

7. Βήματα μετά την εφαρμογή

Η ομάδα του έργου έχει εντοπίσει σούπερ χρήστες που μπορούν να παρέχουν υποστήριξη στους υπαλλήλους. Αυτή η ομάδα θα λάβει πρακτική εκπαίδευση και θα της δοθεί η ευκαιρία να εξασκηθεί στο νέο σύστημα πολύ πριν από την τελική εφαρμογή.

Προσέγγιση και Πόροι

Σχέδιο Αντιμετώπισης Κινδύνων για Οργανωτική Αλλαγή.

• Προσδιορίστε όλες τις πηγές κινδύνου και αβεβαιότητας στο έργο.
• Ανακαλύψτε και μεγιστοποιήστε τις ευκαιρίες για την υποστήριξη της αλλαγής.
• Δώστε προτεραιότητα στις απειλές και αναπτύξτε σχέδια αντίδρασης για εκείνες που αποτελούν πραγματικό κίνδυνο για το έργο
• Χρησιμοποιήστε κάθε πρόσφορο και αποτελεσματικό μέσο επικοινωνίας για να ενημερωθούν όσοι θα επηρεαστούν για τα οφέλη του νέου συστήματος.
• Δημιουργήστε έναν φάκελο (περιβάλλον) για το έργο και βεβαιωθείτε ότι όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη το γνωρίζουν.

Να συμπεριλαμβάνει τα παρακάτω:

o  Τρέχουσα κατάσταση, Πρόοδος και Απόδοση Έργου

o  Διαδραστική Επικοινωνία με ερωτήσεις και απαντήσεις

o  Συχνές Ερωτήσεις (FAQ)

o  Σημαντικά Documents του Έργου

o  Γλωσσάρι Όρων

o Ενημερωτική Αναφορά

o Πρόγραμμα Εκπαίδευσης

o Πρόγραμμα συναντήσεων

o Πρακτικά συναντήσεων

• Άμεσες απαντήσεις σε ερωτήσεις σχετικά με το έργο
• Αντιμετώπιση ιδιαίτερων ανησυχιών που μπορεί να έχουν οι χρήστες
• Διασφάλιση της ποιότητας των πληροφοριών που διαβιβάζονται στους χρήστες

Εφαρμόστε μια Διαδικασία Διαχείρισης Αλλαγών που να επιτρέπει σε συγκεκριμένες ομάδες να ζητούν τροποποιήσεις στο υπάρχον σχέδιο έργου.

Προσφέρουμε:

• Μια τεκμηριωμένη Διαδικασία Διαχείρισης Αλλαγών.
• Εκπαίδευση σχετικά με τον τρόπο χρήσης αυτής της διαδικασίας.
• Προσαρμογή και Εφαρμογή παράλληλα με την υλοποίηση του έργου στα δεδομένα κάθε εταιρείας.

Contact us:

salos@plnwork.gr